I- Mục tiêu của bạn khi xây dựng hệ thống tổng đài

1. Sự đơn giản khi lắp đặt, sử dụng và vận hành

Bạn không phải người am hiểu về công nghệ, nên việc lắp đặt vận hành 1 hệ thống tổng đài sao cho thật đơn giản, thuận tiện,

2. Sự dễ dàng khi mở rộng

Hôm nay văn phòng bạn có 5 máy, ngày mai mở rộng lên 10 máy, 20,100 máy… đây là điều mong muốn của mọi khách hàng, doanh nghiệp, khi sự phát triển của doanh nghiệp cũng đồng nghĩa với việc số lượng máy tăng lên -> như vậy việc lựa chọn dòng tổng đài nào đáp ứng thuận tiện nhất cho việc này mà không tốn quá nhiều chi phí là điều không dễ dàng

3. Tính năng đầy đủ

Hãy là người tiêu dùng thông minh, hãy lựa chọn công nghệ mới nhất với chi phí hợp lý nhất và đảm bảo mọi yêu cầu khi cần thiết (như kiểm soát mọi cuộc gọi, kết nối mọi lúc mọi nơi, paging thông báo nhà xưởng, họp hội nghị qua Web…) -> Phương trâm này có lẽ chỉ có dòng tổng đài IP Grandstream mới đáp ứng được,

99% các công ty hiện tại đang sử dụng 2 hệ thống thoại nội bộ và hội nghị truyền hình đồng thời, việc này sẽ làm tăng chi phí đầu tư và chi phí vận hành quản lý lên rất nhiều, giờ đây cả 2 cái này đã được công nghệ mới của Grandstream xử lý và giải quyết => Giải pháp thoại, hội nghị truyền hình kết nối mọi khách hàng trên một nền tảng của Grandstream

4. Đừng quá phụ thuộc vào nhà cung cấp tổng đài cho bạn

Hãy thông minh lựa chọn 1 nền tảng tổng đài mở, tổng đài cho phép mở rộng kết nối đơn giản với mọi thiết bị khác nhau là lựa chọn tối ưu,.. không ai đảm bảo việc người cung cấp cho bạn sẽ đi theo bạn mãi mãi hay họ làm tiền bạn mỗi khi mở rộng hay nâng cấp 1 vài tính năng nào đó của tổng đài,

Ví dụ: Bạn chọn 1 tổng đài Panasonic ban đầu với dung lượng 20 máy lẻ, sau này khi quy mô doanh nghiệp của bạn tăng lên đồng nghĩa với số lượng máy lẻ trong tổng đài tăng, và đồng nghĩa bạn phải thay mới tổng đài, hoặc mua thêm phần cứng đẻ mở rộng (nếu tổng đài còn mở rộng được) rồi chạy dây cho phần mở rộng, quá rối và có lẽ chi phí cũng tăng lên bằng cấp số nhân

=> Chốt lại thuận tiện nhất và đơn giản

– Bạn hãy lựa chọn 1 nền tảng tổng đài IP mở (Như tổng đài IP Grandstream, Asterisk hoặc tương đương.. dẽ dàng trong việc vận hành, mở rộng

– Như vậy về sau nâng cấp mở rộng đơn giản bạn chỉ cần mua điện thoại IP phone, Softphone,… cắm vào là dùng được ngay và full tính năng

II. Tính năng tổng đài IP Grandstream

Tổng đài ip Grandstream giải pháp của mọi giải pháp, Giờ đây với tổng đài Grandstream không chỉ cung cấp cho bạn hệ thống thoại thông thường mà còn cung cấp cho bạn cả nền tảng họp trực tuyến “Video conference”, nền tảng làm việc từ xa từ bất kỳ đâu

– Kết nối các loại điện thoại có dây và điện thoại wifi không dây

– Kết nối đồng bộ với hệ thống camera giám sát để thực hiện các cuộc gọi khẩn cấp khi có sự cố

– Kết nối với các thiết bị video doorphone cho biệt thự căn hộ hoặc các building cao tầng

– Kết nối các hệ thống âm thanh thông báo IP cho nhà xưởng, trường học

– Kết nối các hệ thống CRM của doanh nghiệp

– Kết nối với các hệ thống PMS phần mềm quản lý khách sạn

1. Tổng đài IP Grandstream kết nối mọi nền tảng thiết bị đầu cuối

– Kết nối các loại điện thoại IP để bàn không dây, các dòng điện thoại WiFi không dây, kết nối di động smartphone

– Kết nối các điện thoại IP có dây qua hệ thống mạng LAN

– Kết nối các hệ thống điện thoại analog qua card chuyển đổi

– Kết nối các hệ thống âm thanh thông báo tự động

2. Nền tảng hội nghị truyền hình kết nối mọi khách hàng được tích hợp trong tổng đài IP Grandstream

– Kết nối mọi thành viên trong công ty hay bất kỳ khách hàng nào qua nền tảng hội nghị truyền hình trên tổng đài IP Grandstream, cho phép trình chiếu tài liệu, chat nhóm

– Cho phép kết nối các thiết bị hội nghị truyền hình chuyên dụng

– Kết nối họp từ Web trực tiếp không phải cài phần mềm hay phần mềm cài trên PC

– Phần mềm họp trực tuyến trên di động miễn phí họp qua internet/3G/4G/5G

3. Làm việc từ xa

Giờ đây bạn có thể làm việc từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào với tính năng làm việc từ xa của Grandstream, Khi bạn trang bị dòng tổng đài IP UCM63xx bạn có ngay được tính năng làm việc kết nối từ xa đến tổng đài tại văn phòng

– Kết nối qua PC, Smartphone… đến tổng đài tại văn phòng ngay lập tức với đầy đủ tính năng thoại, họp, trình chiếu, chat nhóm…

– Không bị lỡ bất kỳ 1 liên lạc nào với khách hàng của mình

– Kết nối mọi khách hàng ngay lập tức để trao đổi, trình chiếu chia sẻ tài liệu

4. Tổng đài ảo – Tổng đài quản lý kết nối qua Cloud

Tổng đài Ảo Grandstream, cho phép bạn quản lý kết nối từ bất kỳ đâu qua internet mà vẫn đảm bảo các vấn đề bảo mật nội dung và hệ thống

5. Tổng đài IP UCM630x còn hỗ trợ họp Audio 75 -> 300 điểm cầu từ bất kỳ đâu trên thế giới, 

– Kết nối họp qua 3G/4G/Wifi từ bất kỳ đâu trên thế giới

6. Bạn không muốn đi dây, tổng đài IP không dây Grandstream cũng hỗ trợ luôn rồi bạn nhé

– Văn phòng kết nối không dây từ điện thoại tới máy tính

– Tất cả các điện thoại không dây của Grandstream đều hỗ trợ 2 băn tần 2.4/5Ghz cho chất lượng tuyệt vời

– Điện thoại IP Wifi cầm tay hỗ trợ Roaming tự động:

+ Dùng cho các cô dọn buồng/ dọn phòng trong các khách sạn

+ Dùng thay thế bộ đàm truyền thống

7. Thật tuyệt vời ứng dụng cho các trung tâm chăm sóc khách hàng call center

– Làm hệ thống chăm sóc khách hàng

– Login khi làm việc, Log out khỏi nhóm khi hết giờ làm

– Phân phối cuộc gọi tự động

8. Đóng vai trò làm máy ghi âm mọi cuộc thoại

Với nhiều chế độ lưu trữ như sau:

– Bộ nhớ trong tổng đài 3Gbyte bộ nhớ ghi âm

– Cho phép ghi âm qua thẻ nhớ SD, ổ USB hoặc ổ cứng chuẩn jack USB

– Đồng bộ ra PC tự động hàng ngày

9. Kết nối với các CRM – Phần mềm quản lý khách hàng

– Kết nối các phần mềm CRM trên thế giới

– Hỗ trợ API kết nối với các CRM riêng biệt

10. Kết nối các hệ thống âm thanh IP

– Cho phép kết nối với các hệ thống âm thanh IP

– Chia vùng để thông báo

– Thiết lập hệ thống thông báo tự động

11. Làm trung tâm báo giờ tự động cho nhà xưởng, trường học

– Làm hệ thống báo giờ tự động với các múi giờ thông báo tùy chọn

– Thông báo tùy chọn bằng tiếng chuông, bằng bản nhạc, bằng âm thanh thoại ghi sẵn

12. Làm trung tâm điều khiển hệ thống Video doorphone cho biệt thự, tòa nhà cao tầng

– Làm trung tâm kết nối video doorphone cho các biệt thự

– Làm trung tâm điều khiển hệ thống video doorphone cho các tòa nhà cao tầng

13. Tiết kiệm chi phí rất lớn so với tổng đài analog

– Với tổng đài IP bạn chỉ cần mua tổng đài + điện thoại ip cắm vào mạng là sử dụng được ngay (1 dây Lan dùng cho cả điện thoại IP và Máy tính)

– Với hệ thống tổng đài analog bạn phải đầu tư rất nhiều thứ:

+ Đầu tư về đường dây điện thoại

+ Đầu tư về thiết bị phần cứng tổng đài (Tổng đài + card + license)

+ Đầu tư về điện thoại

+ Khó khăn khi vận hành cũng như khi mở rộng

+ Khó khăn trong việc triển khai chuỗi, kết nối nhiều điểm

-> Tham sảo bài: So sánh tổng đài IP và tổng đài Analog

14. Kết nối các phần mềm quản lý khách sạn bất kỳ

– Cho phép kết nối các phần mềm quản lý khách sạn trên thế giới

– Kết nối với phần mềm quản lý khách sạn Smile ở Việt Nam

15. Sử dụng 1 tổng đài IP cho toàn bộ các chi nhánh

Công ty bạn có nhiều văn phòng chi nhánh, lựa chọn giải pháp tổng đài ip là số 1 vì:

– Bạn quản lý đồng bộ thoại cho toàn bộ hệ thống

– Gọi miễn phí hoàn toàn giữa các chi nhánh,

– Thiết lập các cuộc họp nội bộ từ bất kỳ đâu và hoàn toàn miễn phí

III. Lên cấu hình tổng đài 

1. Ví dụ 1: Yêu cầu tổng đài thông thường

* Yêu cầu:

Công ty có 10 nhận viên, trong đó: 8 nhân viên ngồi văn phòng, 2 nhân viên thường xuyên làm việc ở ngoài và giám đốc thường xuyên đi công tác. Hệ thống nào đáp ứng được việc liệc lạc nội bộ giữ các thành viên và khách hàng gọi đến được nối đến người cần gặp

* Phương án đầu tư

– Đầu tư 1 tổng đài UCM6301, đầu vào đăng ký Siptrunk với các nhà mạng

– 8 điện thoại nội bộ trong văn phòng GRP2601

– App miễn phí cài trên android/IOS cho nhân viên làm ở ngoài và giám đốc

2. Ví dụ 2: Tổng đài và họp trực tuyến đồng thời

* Yêu cầu

Công ty có 150 nhân viên, trong đó khoảng 120 nhận viên làm việc cố định, 30 nhân viên thường xuyên làm việc ở bên ngoài, ngoài ra công ty có nhu cầu kết nối với đối tác thường xuyên để họp trao đổi công việc, cần trình chiếu tài liệu cho các đối tác

* Phương án đầu tư

– Cần 1 tổng đài UCM6301 hoặc UCM6302, đăng ký đầu số Siptrunk của các nhà mạng

– 1 máy điện thoại IP GRP2615 dùng cho lễ tân, 120 máy cho nhân viên văn phòng

– 30 nhân viên ở ngoài cài app trên di động để liên lạc

– Tổng đài đã tích hợp sẵn nền tảng hội nghị truyền hình, chỉ cần bật máy tính lên tạo cuộc họp gửi mail link cuộc họp đến khách hàng là được kết nối

3. Ví dụ 3: Giám sát toàn bộ tổng đài và ip phone trong mạng lưới ngân hàng

* Yêu cầu: Tôi bên ngân hàng cần triển khai toàn bộ IP phone cho các văn phòng tổng và chi nhánh, yêu cầu loại tổng đài, ip phone

– Quản lý, cấu hình, giám sát được trên Cloud

– Quản lý được trạng thái các thiết bị và cảnh báo qua email nếu thiết bị lỗi/ ngừng hoạt động

* Phương án đầu tư

– Hiện tại các dòng tổng đài UCM63xx, điện thoại GRP26xx đều đáp ứng yêu cầu trên, cấu hình, quản lý và giám sát qua Cloud

– Có thể sử dụng nền tảng quản lý Cloud của Grandstream hoặc phần mềm cài trên server riêng của Grandstream

4. Ví dụ  4: Tổng đài không dây

* Yêu cầu: Tôi cần tổng đài và 30 máy không dây

* Phương án đầu tư:

– 1 tổng đài UCM6301 hoặc UCM6302

– Máy IP Phone không dây có 3 tùy trọn loại kết nối qua WiFi tùy bạn lựa

+ Điện thoại IP phone không dây để bàn: GRP2612W, GRP2614, GRP2615

+ Điện thoại IP Phone cầm tay không dây: WP810, WP820

+ Phần mềm Grandstream wav trên android/IOS bạn tải về dùng được ngay

5. Ví dụ 5: Tổng đài cho khách sạn

* Yêu cầu

Khách sạn 4* có 350 phòng khách, 40 máy sử dụng cho nhân viên, hệ thống wifi cho khách sạn có quảng cáo wifi marketing,

* Phương án đầu tư

– 2 tổng đài UCM6301 hoặc 6302 (sử dụng 2 tổng đài để backup tự động cho nhau), đầu số siptrunk đăng ký nhà mạng

– 2 máy lễ tân GRP2615, 350 máy điện thoại IP phone GRP2601P (hỗ trợ PoE, vì trong các khách sạn khi đóng mở cửa sẽ bị mất điện), 40 máy GRP2601 dùng cho nhân viên

– 350 bộ phát wifi inroom GWN7602 đặt trong phòng (vừa là bộ phát wifi, vừa là switch, vừa là bộ cấp nguồn cho IP phone), khoảng 20 wifi trong nhà GWN7605 đặt ở các khu vực công cộng

– Ngoài ra còn cần thêm Switch PoE, Router…

IV. Các tập khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm và giải pháp của Grandstream

Grandstream với thương hiệu USA (Mỹ),

– Chặt chẽ trong vấn đề kiểm soát chất lượng,

– Bảo mật thông tin thiết bị khi khách hàng sử dụng

– Được sử dụng trên 150 quốc gia trên thế giới và đang được mở rộng mạnh mẽ

Đã được các tập đoàn lớn tại Việt Nam đưa vào sử dụng cũng như triển khai tới khách hàng

1. Tập đoàn Viettel

Các sản phẩm của Grandstream gồm: Tổng đài, Điện thoại, Thiết bị hội nghị truyền hình, Thiết bị Wifi… đang được tập đoàn Viettel triển khai tới khách hàng tại Việt Nam cũng như các thị trường Quốc tế khác như Mytel (Myanmar), Metfone (Camphuchia), Unitel (Lào)

2. Hệ thống tập đoàn Vin

Grandstream đã được tập đoàn Vin tin tưởng sử dụng trong toàn bộ hệ thống: Vinmec, Vinmart+, Vinschool, Vincom… với hơn 15.000 thiết bị

3. Ngân hàng Vpbank, HDbank, Vietcombank

Grandstream được ngân hàng Vpbank tin tưởng lựa chọn sử dụng từ 2011 đến nay, triển khai sử dụng trên toàn bộ các văn phòng làm việc, văn phòng giao dịch trên toàn quốc

4. Các công ty chứng khoán SSI, SHS…

5.  Các hệ thống khách sạn 5* trên toàn quốc

*. CÔNG TY TNHH DU LỊCH ÂU VIỆT – Nha Trang
– 100/8C/T25 Trần Phú, Lộc Thọ, Nha Trang, Khánh Hòa
– 106 bộ phát wifi GWN7600 và tổng đài cho 265 phòng

*. Khách sạn Lotus Residence – Quảng Ninh
– Level 1, Green Bay Tower, Hoang Quoc Viet Str, Hung Thang, Ha Long, Quang Ninh
– Tổng đài IP khách sạn Grandstream với 650 phòng

*. Khách sạn Apec – Hà Nội/Bắc Ninh
– Tầng 2, tầng 3 tòa nhà Machinco 444 Hoàng Hoa Thám, P. Thụy Khuê, Q. Tây Hồ, TP. Hà Nội
– Tổng đài ip cho 160 phòng

*. Công ty Cổ phần Thương mại Tuấn Mai – Bắc Giang
– Tầng 6, tòa nhà Tuta Center, số 1 đường Thanh Niên, Phường Lê Lợi, TP Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang
– Hệ thống tổng đài khách sạn 150 phòng

*. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tường Vui – Bắc Giang
154 Phố Vũ, Phường Đại Phúc, TP Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh
– Hệ thống tổng đài khách sạn 200 phòng

*. Công ty CP Hòn tằm biển Nha Trang
– 88 A Trần Phú, Phường Lộc Thọ, TP Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa
– Hệ thống tổng đài khách sạn 250 số và hội nghị truyền hình

*. Công ty Cổ Phần Giải pháp Khách sạn Năng Động Việt
– Tầng 3, tòa nhà Saigon Pearl, số 92G-92H, Nguyễn Hữu Cảnh phường 22 quận Bình Thạnh, TP. Hồ chí Minh
– Hệ thống tổng đài và wifi

* Khách sạn Regalia 5*
– 98B Tran Phu St, Loc Tho Ward, Nha Trang City, Khanh Hoa
– 900 phòng

* Khách sạn Virgo
– 39 – 41 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Tân Lập, Thành phố Nha Trang, Tỉnh Khánh Hoà.
– 460 phòng