Phần mềm tính cước đọc dữ liệu cuộc gọi từ tổng đài rồi quy ra tiền theo từng máy lẻ, phòng ban hoặc mã cá nhân. Nhờ đó phát hiện được cuộc gọi bất thường ngoài giờ, gọi dịch vụ tính phí cao, và biết chính xác ai gọi hết bao nhiêu — thay vì chỉ nhìn tổng hoá đơn cuối tháng.
Hoá đơn điện thoại cuối tháng chỉ cho biết tổng tiền, không cho biết ai gọi. Phần mềm tính cước lấy dữ liệu cuộc gọi trực tiếp từ tổng đài rồi quy ra tiền theo từng máy lẻ — đó là khác biệt duy nhất nhưng quyết định.
Khi nào doanh nghiệp cần tới nó
Thường là khi xuất hiện những dấu hiệu sau, và không ai giải thích được:
- Cước tháng tăng đột biến mà số nhân viên không đổi
- Có cuộc gọi vài chục nghìn tới vài trăm nghìn cho một lần gọi
- Gọi vào tổng đài tư vấn, nghe nhạc, bình chọn — những đầu số tính phí cao
- Cuộc gọi kéo dài hàng chục phút, có khi vài tiếng
- Cuộc gọi phát sinh vào giờ nghỉ trưa, ban đêm hoặc ngày nghỉ
Một điểm ít người để ý: phần mềm tính cước còn là công cụ phát hiện sớm bị gọi lậu. Tổng đài bị dò mật khẩu thường lộ ra ở đây trước khi hoá đơn về — xem thêm cách khoá tổng đài trong bài bảo mật.
Phần mềm làm được những gì
Nhóm chức năng quản lý:
- Tính cước theo từng máy lẻ, theo phòng ban, hoặc theo mã cá nhân (account code) cấp cho mỗi người
- Tính theo block bất kỳ — 1 giây, 6 giây, hoặc block theo cách tính của nhà mạng
- Tự phát hiện cuộc gọi có đầu số lạ chưa nằm trong bảng cước, không bỏ sót cuộc nào
- Hiện tên khách hàng kèm số điện thoại khi có cuộc gọi đến, quản lý danh bạ khách
Nhóm báo cáo: xuất theo ngày, tháng, quý, năm hoặc khoảng thời gian bất kỳ; lọc theo máy lẻ, phòng ban, hướng gọi (nội hạt, liên tỉnh, di động, quốc tế). Bản dùng cho khách sạn có thêm phần gán cước vào phòng và kết chuyển sang hoá đơn khi khách trả phòng.
Cách lấy dữ liệu từ tổng đài
Tổng đài xuất bản ghi cuộc gọi qua cổng nối tiếp (COM) hoặc qua mạng LAN tuỳ đời máy. Máy tính cài phần mềm phải nối được với cổng đó và để chạy thường xuyên — tổng đài chỉ đẩy dữ liệu ra một lần, máy tính tắt là mất bản ghi khoảng thời gian đó.
Với tổng đài đời cũ dùng cổng COM, nếu máy tính không còn cổng này thì dùng cáp chuyển USB sang COM và nhớ cài driver của cáp.
Năm lỗi hay gặp khi cài
- Không lấy được cước: kiểm tra mối hàn và chuẩn bấm của cáp, kiểm tra đã chọn đúng model tổng đài trong phần mềm chưa, rồi test xem cáp đã thông với máy tính chưa
- Báo cáo không ra chi tiết: chưa khai báo danh sách máy lẻ, hoặc khai thiếu dải số
- Ngày giờ hiển thị sai: giờ trên tổng đài lệch — sửa giờ ở tổng đài, không sửa ở phần mềm
- Đang chạy tự nhiên mất dữ liệu: máy tính bị tắt hoặc ngủ đông nên không nhận bản ghi; đặt máy chạy liên tục và tắt chế độ ngủ
- Cài lại Windows là mất hết: sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi cài lại — hỏi kỹ thuật đường dẫn file dữ liệu của bản đang dùng
Tài liệu hướng dẫn
Cần tư vấn chọn bản phù hợp với đời tổng đài đang dùng, gọi 1900.60.50 — kỹ thuật kiểm tra giúp tổng đài của anh có cổng xuất cước hay không trước khi mua.
Xem thêm sản phẩm liên quan
Cần thiết bị cho nội dung vừa đọc, xem các dòng Thiên An Minh đang phân phối chính hãng:
Tư vấn kỹ thuật và báo giá: 1900.60.50 — kỹ thuật phản hồi trong ngày làm việc.
Gọi 1900.60.50 hoặc gửi yêu cầu, kỹ thuật phản hồi trong ngày.