Giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp: chọn loại nào theo quy mô

Chọn tổng đài cho doanh nghiệp không bắt đầu từ thương hiệu mà từ ba câu hỏi: bao nhiêu máy nhánh (kể cả dự phòng), có nhiều chi nhánh và người làm từ xa không, và cần ghi âm hay lời chào chuyên nghiệp không. Trả lời được ba câu đó là khoanh vùng được ngay nên dùng loại nào.

Bước 1: Đếm số máy nhánh và đường gọi ra

Cộng số nhân viên cần máy bàn với phần dự phòng cho một hai năm tới. Song song, ước số cuộc gọi ra vào cùng lúc lúc cao điểm để biết cần bao nhiêu đường (line) — thiếu đường là khách gọi vào báo bận dù tổng đài còn rảnh.

• Dưới 30 máy nhánh: nhu cầu cơ bản, một điểm làm việc
• 30 – 100 máy nhánh: có phòng ban, cần phân quyền gọi ra và báo cáo cước
• Trên 100 máy nhánh hoặc nhiều chi nhánh: cần hệ thống mở rộng dần, nối nhiều nơi

Bước 2: Chọn tổng đài IP thay vì analog nếu có một trong các nhu cầu sau

Tổng đài analog vẫn chạy tốt cho một văn phòng nhỏ cố định. Nhưng nếu doanh nghiệp có một trong các nhu cầu dưới đây thì tổng đài IP đáng đầu tư ngay, vì làm được những việc analog không làm được:

• Nhân viên làm việc từ xa vẫn dùng số nội bộ qua internet
• Nhiều chi nhánh gọi nội bộ miễn phí cho nhau như một hệ thống
• Ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, hộp thư thoại gửi vào email
• Mở rộng số máy nhánh dần mà không phải kéo lại dây

Bước 3: Chọn dòng máy theo quy mô

Với tổng đài IP, dòng UCM của Grandstream phủ được từ vài chục tới hàng nghìn máy nhánh, miễn phí bản quyền tính năng nên chi phí vận hành thấp. Chọn model theo số máy nhánh và số cuộc gọi đồng thời cần chạy; kỹ thuật Thiên An Minh tính giúp cấu hình đúng trước khi báo giá.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng tổng đài IP không?

Nếu chỉ một văn phòng cố định, ít thay đổi thì analog đủ và rẻ hơn. Nhưng nếu có ý định mở chi nhánh, cho nhân viên làm từ xa, hoặc cần ghi âm chăm sóc khách hàng thì nên đi thẳng lên tổng đài IP để khỏi phải thay lại sau.

Đang dùng tổng đài analog, chuyển sang IP có phải bỏ hết không?

Không. Có thiết bị gateway nối tổng đài hoặc đường dây analog sẵn có vào hệ thống IP, chuyển dần từng phần thay vì thay một lần. Giữ được đầu tư cũ trong khi mở rộng phần mới.