Tính ưu việt của tổng đài IP và ứng dựng tổng đài IP cho doanh nghiệp

Triển khai tổng đài IP sẽ làm giảm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, chi phí quản lý, chi phí gọi đường dài, do đó sẽ làm giảm chi phí đầu tư của doanh nghiệp. Bởi vì hệ thống được xây dựng trên nền IP, nó tận dụng được cở sở hạ tầng mạng sẵn có của doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài điện thoại IP cung cấp một loạt các tính năng từ cơ bản đến cao cấp và đó là lợi thế đáng kể so với hệ thống tổng đài truyền thống 

1. Tổng quan về hệ thống tổng đài IP

– Tổng đài IP là hệ thống thoại được hoạt động trên nền IP. Với tổng đài IP, ngoài việc thực hiện cuộc gọi nội bộ, gọi đến các mạng PSTN, mạng di động, hệ thống này còn truyền được thoại và hình ảnh trên mạng LAN, WAN và Internet..

– Triển khai tổng đài IP sẽ làm giảm chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, chi phí quản lý, chi phí gọi đường dài, do đó sẽ làm giảm chi phí đầu tư của doanh nghiệp. Bởi vì hệ thống được xây dựng trên nền IP, nó tận dụng được cở sở hạ tầng mạng sẵn có của doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài IP cung cấp một loạt các tính năng từ cơ bản đến cao cấp và đó là lợi thế đáng kể so với hệ thống tổng đài truyền thống

– Tổng đài IP là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, nó có khả năng tích hợp với các ứng dụng quản lý khác của doanh nghiệp như CRM, ERP…. 

– Các thành phần tạo nên một hệ thống tổng đài IP bao gồm: tổng đài ( tổng đài có sẵn hoặc tổng đài tự xây dựng), thiết bị đầu cuối (các dòng IP Phone hoặc điện thoại analog và gateway) và hệ thống cơ sở hạ tầng tương ứng (mạng nội bộ) …

2. Lợi ích khi triển khai tổng đài IP

 Dễ dàng cài đặt và cấu hình

Với bất kỳ người nào có một sự hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin và truyền thông đều có thể tự xây dựng hệ thống thống tổng đài IP-PBX.

  Dễ dàng cho việc quản lý bảo trì:

Hệ thống điện thoại VoIP có 1 giao diện quản lý trên nền web cho cả người quản lý lẫn người dùng, cho phép dễ dàng hơn trong việc quản lý, bảo trì và điều khiển hệ thống điện thoại. Đó là một trong các điểm khác biệt so với hệ thống tổng đài truyền thống.

  Giảm chi phí cuộc gọi:

Bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ VoIP cho các cuộc gọi đường dài và quốc tế. Dễ dàng tạo kết nối giữa các tổng đài điện thoại ở nhiều văn phòng, chi nhánh khác nhau để thực hiện các cuộc gọi liên chi nhánh hoàn toàn miễn phí.

  Sử dụng chung hạ tầng với Lan:

Hệ thống VoIP hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng mạng LAN của doanh nghiệp, do đó sẽ không cần tốn chi phí để đầu tư thêm một đường dây nào khác cho hệ thống thoại và chi phí bảo trì đường dây đó. Nó mang đến sự mềm dẻo hơn trong việc tạo thêm hay xóa bớt các điện thoại nhánh.

  Khả năng mở rộng cao:

Một hệ thống truyền thống khi muốn mở rộng cần phải: thường đòi hỏi phải nâng cấp hệ thống bằng các thiết bị phần cứng với giá thành không nhỏ và phải đi thêm các đường dây điện thoại. Đôi khi, do không thể mở rộng nên bắt buộc đầu tư một hệ thống khác. Hệ thống điện thoại VoIP thì ngược lại: một hệ thống tổng đài IP dễ dàng quản lý 1 số lượng lớn các điện thoại nhánh – chỉ cần tạo thêm điện thoại vào mạng của bạn để mở rộng.

  Hiệu suất sản xuất và dịch vụ khách hàng tốt nhất:

Vì các cuộc gọi dựa trên nền IP, nó sẽ dễ dàng hơn để phát triển và tích hợp với các ứng dụng doanh nghệp khác. Ví dụ: Một cuộc gọi vào có thể tự động tương tác với database để truy vấn lấy thông tin của khách hàng này ra, phục vụ việc hỗ trợ khách hàng được tốt hơn. Các cuộc gọi ra có thể được đặt trực tiếp từ Outlook (Click to Talk), không cần phải đánh số điện thoại.

  Thiết bị đầu cuối đa dạng và dễ sử dụng:

Các thiết bị đầu cuối dễ dàng tương thích với hệ thống tổng đài và hỗ trợ một loạt các tính năng mà hệ thống tổng đài truyền thống không có như khả năng hiển thị số, chuyển máy, danh bạ, hội nghị, gọi điện thoại có hình vv…

  Nhiều chức năng hơn:

Hệ thống đện thoại VoIP phát triển trên nền IP, nó sẽ dễ dàng hơn cho các nhà phát triển nghiên cứu và phát triển nó. Do đó hầu hết các hệ thống điện thoại VoIP đều có đầy đủ các chức năng, bao gồm auto attendantit, voice mail, call queue và rất nhiều nữa. Trong khi các chức năng này thường không hề rẻ với các tổng đài truyền thống

  Giám sát cuộc gọi và báo cáo tốt hơn:

Hệ thống điện thoại VoIP lưu trữ các thông tin cuộc gọi vào và ra, bạn có thể truy xuất thông tin bất kỳ ở đâu và bất cứ thời gian nào. Nó cung cấp khả năng báo thông minh, và chuyên nghiệp hơn về chi phí, lưu lượng cuộc gọi, …

  Cho phép di chuyển dễ dàng:

Tổng đài IP có thể được di chuyển dễ dàng đến bất kỳ một vị trí nào khác mà không ảnh hưởng đến cấu hình và tính năng. Hơn nữa, người dùng chỉ cần mang thiết bị đầu cuối của họ đến bất cứ đâu có sẵn 1 cổng Ethernet, cắm vào và dùng. Số điện thoại và thông tin cá nhân của họ vẫn không thay đổi

3. Các bước triển khai

 Thiết bị bao gồm:

– Hạ tầng mạng LAN
– Tổng đài : tổng đài có sẵn hoặc tổng đài tự xây dựng
– Thiết bị đầu cuối: IP phone hoặc GW và điện thoại analog hoặc softphone

a. Tổng đài có sẵn:
 Đây là dạng tổng đài đã được đóng gói sẵn ( appliance ) với nhiều chủng loại, đa dạng về tính năng và khả năng kết nối, cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau. Tùy vào mục đích sử dụng mà bạn chọn loại cho phù hợp.

 Ưu điểm:

– Giá thành thấp, dễ lựa chọn.
– Sử dụng đơn giản, tính ổn định cao.
– Đáp ứng được các tính năng đơn giản đến cao cấp.
– Nâng cấp liên tục các tính năng cũ và Cập nhật các tính năng mới miễn phí.

 Nhược điểm:

– Khó tích hợp thêm ứng dụng so với hệ thống tổng đài IP tự xây dựng.
-Khó mở rộng cấu hình phần cứng.

 Triển khai:

– Bước 1: chọn số lượng CO line cần sử dụng.
– Bước 2: chọn số lượng người dùng có thể
– Bước 3: chọn tính năng
– Bước 4: chọn loại tổng đài thích hợp.
– Bước 5: chọn các thiết bị đầu cuối thích hợp.
– Bước 6: tiến hành lắp đặt và cấu hình hệ thống tổng đài.

b. Tổng đài tự xây dựng:

 Với sự phát triển của phần mềm mã nguồn mở đã làm thay đổi cả bộ mặt của công nghệ, chỉ với một chiếc máy tính và một gói phần mềm miễn phí chúng ta đã có được một tổng đài với các tính năng cao cấp, dựa vào cấu hình của máy tính mà ta có thể có được tổng đài với số lượng thuê bao tương đương.

 Ưu điểm:

– Có khả năng tùy biến cao tùy vào nhu cầu của từng doanh nghiệp cụ thể
– Dễ mở rộng cấu hình phần cứng, chức năng.
– Dễ tích hợp các ứng dụng khác.

 Nhược điểm:

– Tập hợp nhiều thành phần để cấu thành tổng đài nên quá trình triển khai phức tạp hơn. 
– Đòi hỏi người quản lý có kiến thức chuyên môn.

 Triển khai:

– Bước 1: chọn thiết bị kết nối với PSTN tương ứng với số CO line vào
– Bước 2: chọn server tương ứng
– Bước 3: cài đặt hệ điều hành và phần mềm tổng đài.
– Bước 4: chọn thiết bị đầu cuối thích hợp.
– Bước 5: tiến hành lắp đặt và cấu hình hệ thống