Tổng hợp 5 dạng thiết kế hội nghị truyền hình phố biến nhất hiện nay

Trong bối cảnh hiện nay, khi toàn xã hội đang phải đối mặt với cơn khủng hoảng to lớn mang tên covid 19, hội nghị truyền hình dần đóng một vai trò quan trọng và là phương thức thiết yếu của mọi công ty, doanh nghiệp. Để một buổi hội nghị diễn ra thành công cần rất nhiều yếu tố, trong đó không thể thiếu được khâu thiết kế hội nghị truyền hình. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn cũng có thể tham khảo qua một vài mẫu thiết kế hội nghị cơ bản sau của Thiên An Minh đấy!

Hội nghị truyền hình là gì? Vai trò của hội nghị truyền hình

“Hội nghị” là một hoạt động tổ chức bài bản và chuẩn bị từ trước nhằm mục đích thảo luận, giải quyết một vấn đề nào đó. “Truyền hình” là hệ thống điện tử viễn thông có chức năng truyền tải thông tin. Tựu chung lại, hội nghị truyền hình chính là những cuộc họp trực tuyến, giữa 2 hoặc nhiều hơn 2 địa điểm trở lên. 

Có thể thấy, hội nghị truyền hình là một phiên bản nâng cấp hơn của một cuộc họp truyền thống. Chúng có thể diễn ra bất kể không gian và thời gian nhờ vào hệ thống viễn thông được kết nối từ xa. Một vài lợi ích phổ biến mà chúng đem đến cho các công ty, doanh nghiệp là:

• Không giới hạn số lượng thành viên tham gia, tăng lượt tiếp cận, phù hợp với các cuộc họp có quy mô lớn (cuộc họp cổ đông, hội nghị quốc hội, hội nghị khoa học…)
• Tiết kiệm tối đa thời gian và các loại chi phí (chi phí đi lại, chi phí in ấn,…)
• An toàn và có độ bảo mật cao
• Hiệu suất công việc được cải thiện tối đa, nhanh chóng 
• Phù hợp cho các công việc hoặc dự án đội nhóm trong một tổ chức/ công ty
• Thời gian linh động, thoải mái, có thể điều chỉnh phù hợp với các thành viên tham gia
• Tăng tương tác và kết nối với nhau, cải thiện kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề

Xem thêm: Lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình

Hướng dẫn lựa chọn thiết bị khi thiết kế hội nghị truyền hình

Thiết bị hiển thị hình ảnh trong thiết kế hội nghị truyền hình

Đây là công cụ cơ bản và thiết yếu nhất để một buổi hội nghị truyền hình diễn ra hiệu quả và thành công. Bởi lẽ, những thành viên tham gia sẽ không được gặp nhau trực tiếp mà chỉ có thể nhìn thấy nhau qua các thiết bị điện tử. Một chiếc màn hình chiếu hoặc tivi cỡ lớn sẽ khá phù hợp trong trường hợp này. Mỗi thành viên khi tham dự cũng nên chuẩn bị laptop/ máy tính bảng cá nhân để tiện theo dõi thông tin hoặc thực hiện các công việc liên quan: thuyết trình, gửi tài liệu, ghi chép thông tin…

Thiết bị thu, phát âm thanh trong thiết kế hội nghị truyền hình

Khi thiết kế hội nghị truyền hình không thể thiếu các thiết bị thu, phát âm thanh nhằm phụ mục đích truyền tải thông tin được mạch lạc, to rõ và chính xác. Một buổi hội nghị cơ bản đòi hỏi cần có đủ micro để phát biểu và hệ thống loa để phát âm thanh. Bạn nên sử dụng các loại micro/ loa cỡ lớn để có thể thu phát âm thanh một cách tốt nhất, giúp mọi thành viên  đều có thể nghe rõ và nắm bắt đầy đủ thông tin.

Xem thêm: Mic hội nghị cho 30 người

Hệ thống camera trong thiết kế hội nghị truyền hình

Camera giúp ghi hình toàn bộ quá trình của cuộc họp, phản chiếu hình ảnh của đối tác để bạn biết được họ có đang lắng nghe, theo dõi hay không và ngược lại. Bạn nên lựa chọn các loại camera góc rộng và có độ phân giải cao, giúp đảm bảo truyền tải hình ảnh được rõ nét và bao quát nhất. Vị trí đặt camera thường sẽ ở trên hoặc dưới màn hình chiếu, như vậy mọi thành viên sẽ đều xuất hiện trong khung hình.

Xem thêm: Camera họp trực tuyến

Các Thiết bị khác trong thiết kế hội nghị truyền hình

• USB/ ổ cứng: ghi chép và lưu giữ lại toàn bộ quá trình họp, phục vụ cho một vài trường hợp cần xem xét lại nội dung cuộc họp
• MCU: thiết bị sử dụng trong các cuộc họp đa điểm (nhiều hơn 2 địa điểm)
• Các phần mềm hỗ trợ (phần mềm trình chiếu, phần mềm lưu trữ, phần mềm thu phát…)

Các dạng hội nghị truyền hình thường gặp và cách thiết kế cho từng dạng

Hội nghị truyền hình cho cá nhân

Đây là cấp độ đơn giản nhất của thiết kế hội nghị truyền hình, chỉ bao gồm các cá thể riêng biệt trao đổi, thảo luận với nhau. Việc thiết kế hội nghị truyền hình cho cá nhân sẽ khá tối gián, ít thiết bị và không có quá nhiều yêu cầu. Ở hội nghị cá nhân, thành viên tham dự chỉ cần một không gian yên tĩnh và một vài thiết bị cơ bản như sau: 

• Điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop…
• Phần mềm họp trực tuyến: zoom, google meet, cloud meeting
• Tai nghe, webcam, sổ ghi chép…

Hội nghị truyền hình cho phòng họp 4-6 người

Việc thiết kế hội nghị truyền hình cho dạng này cũng khá tương tự với hội nghị cá nhân bởi số lượng thành viên không quá đông thường sẽ là những cuộc họp nhóm thành viên hoặc họp từng phòng ban. Bên cạnh laptop cá nhân thì một chiếc màn hình chiếu sẽ rất phù hợp để các thành viên có thể tiện theo dõi thông tin của buổi họp hoặc thực hiện thuyết trình. Micro và loa có thể chuẩn bị hoặc không, tùy thuộc nhu cầu sử dụng. Phòng họp cũng nên là không gian rộng rãi và yên tĩnh, đủ chỗ cho tất cả thành viên. 

Hội nghị truyền hình cho phòng họp 7-15 người

Thiết kế hội nghị truyền hình cho phòng họp từ 7-15 người sẽ có một số yêu cầu mở rộng hơn so với nhóm 4-6 người, chẳng hạn:

• Bắt buộc chuẩn bị bảng viết, màn hình chiếu, tivi lớn
• Micro và loa phát âm thanh là thiết yếu, phục vụ tối đa cho việc trao đổi và truyền đạt thông tin
• Không gian phòng họp mở rộng hơn, diện tích xấp xỉ 30m2 sẽ thoải mái nhất với số lượng 7 – 15 người
• Camera quang học góc rộng, độ phân giải 4K

Hội nghị truyền hình cho phòng họp 16-25 người

Đây là dạng hội nghị có quy mô trung bình, xuất hiện khá phổ biến và được tổ chức chủ yếu bởi các phòng ban trong công ty hoặc có thể là các lãnh đạo, giám đốc họp với nhau. Ở hội nghị 16 – 25 người, diện tích phòng họp cần đáp ứng là từ 40m2 trở lên. Thiết bị thu phát hình ảnh, âm thanh nên là máy chiếu, tivi cỡ lớn tích hợp loa để tối ưu không gian và thuận tiện khi sử dụng. Thêm vào đó, cần chuẩn bị thêm phần mềm họp chuyên dụng cho hội nghị truyền hình để mọi quá trình được thống nhất và diễn ra trơn tru.  

Thiết kế hội nghị truyền hình cho phòng họp lớn, hội trường

Thông thường, những buổi họp trong phòng họp lớn hoặc hội trường thường sẽ diễn ra vào các dịp đặc biệt quan trọng (họp đại hội cổ đông, họp đại biểu quốc hội…). Do vậy, khâu chuẩn bị và thiết kế hội nghị truyền hình trong trường hợp này sẽ cầu kì và nhiều công đoạn hơn.

Những hội nghị tại phòng họp lớn hoặc hội trường sẽ đòi hỏi các thiết bị cỡ đại và có công suất lớn nhất. Từ màn hình, hệ thống loa, đèn chiếu, micro đều phải là những loại chuyên dụng, chất lượng ổn định và tốt nhất để đảm bảo toàn bộ cuộc họp không xảy ra bất cứ sự cố nào.

Mỗi thiết bị cần đảm bảo số lượng từ 2 trở lên, hệ thống micro nên bố trí riêng tại từng vị trí để thuận tiện cho việc phát biểu. Màn hình được sử dụng dạng ghép, kích thước lớn và đặt tại trung tâm của căn phòng, thường ở trên sân khấu. Hệ thống loa sẽ được bố trí và rải đều mọi khu vực trong hội trường.

Mạng internet và các thiết bị đầu cuối, cáp kết nối, usb lưu trữ là những thiết bị nên được lưu ý kỹ càng và kiểm duyệt chặt chẽ trước buổi họp để đảm bảo đường truyền luôn ổn định, cung cấp đầy đủ thông tin quan trọng.

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần biết về hội nghị truyền hình cũng như cách thiết kế hội nghị truyền hình đúng chuẩn cho từng dạng phòng họp khác nhau. Hy vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi của Thiên An Minh, bạn đọc đã bỏ túi nhiều mẹo hữu ích và hiểu thêm về hội nghị truyền hình – một giải pháp làm việc tối ưu và hiệu quả của các doanh nghiệp hiện nay. 

Thông tin liên hệ:

• Website: https://tongdai.com.vn/
• Facebook: https://www.facebook.com/tongdai.thienanminh